Herramientas de combinación de correspondencia
La combinación de correspondencia puede ahorrarle mucho tiempo a la hora de enviar correos masivos. Te permite crear rápidamente cartas personalizadas, correos electrónicos o etiquetas de correo en Word fusionando la información que ya tienes en tu hoja de cálculo de Excel. Este tutorial proporciona una visión general de las principales características y explica cómo hacer una combinación de correspondencia desde Excel paso a paso.
Antes de ejecutar una combinación de correspondencia en Word, asegúrate de que tu archivo de Excel contiene toda la información que deseas incluir, como nombre, apellidos, saludo, códigos postales, direcciones, etc. Si quieres añadir más detalles, es mejor que lo hagas antes de iniciar la combinación.
En mi opinión, trabajar con la cinta es más cómodo, ya que te permite utilizar exactamente la función que necesitas en cada momento. Al realizar la combinación de correspondencia por primera vez, la guía paso a paso del asistente puede resultar útil.
¿Se puede añadir un archivo adjunto a una combinación de correspondencia de Word?
No se pueden adjuntar archivos directamente en la combinación de correspondencia de Microsoft Word. En su lugar, necesitará complementos de terceros como “Outlook Mail Merge Attachment (OMMA)”, “Merge Tools Add-In” o “Mail merge toolkit”.
¿Cómo adjunto dos documentos?
Mantenga pulsada la tecla Ctrl para seleccionar más de un documento. Los documentos se fusionarán en el orden en que aparezcan en la lista de archivos. Para utilizar un orden diferente, seleccione e inserte cada archivo individualmente en el orden deseado.
¿Cómo insertar un documento Word en otro documento Word sin perder el formato?
En el documento en el que desea insertar un archivo (el documento de destino), en el menú Ver, haga clic en Contorno. Coloque el punto de inserción donde desee insertar el archivo y, a continuación, en la barra de herramientas Contorno, haga clic en el botón Insertar subdocumento.
Insertar archivo en word
La combinación de correspondencia permite crear un lote de documentos personalizados para cada destinatario. Por ejemplo, un formulario de carta puede personalizarse para que se dirija a cada destinatario por su nombre. Una fuente de datos, como una lista, una hoja de cálculo o una base de datos, se asocia al documento. Los marcadores de posición, llamados campos de fusión, indican a Word en qué parte del documento debe incluir la información de la fuente de datos.
Usted trabaja en el documento principal en Word, insertando campos de fusión para el contenido personalizado que desea incluir. Una vez finalizada la combinación de correspondencia, el documento de combinación generará una versión personalizada de sí mismo para cada nombre de la fuente de datos.
El primer paso para configurar una combinación de correspondencia es elegir la fuente de datos que se utilizará para la información personalizada. Las hojas de cálculo de Excel y las listas de contactos de Outlook son las fuentes de datos más comunes, pero cualquier base de datos que puedas conectar a Word funcionará. Si aún no tienes una fuente de datos, puedes incluso escribirla en Word, como parte del proceso de combinación de correspondencia.
El primer paso para configurar una combinación de correspondencia es elegir la fuente de datos que utilizarás para la información personalizada. Las hojas de cálculo de Excel y las listas de contactos de Outlook son las fuentes de datos más comunes, pero si aún no tiene una fuente de datos, puede escribirla en Word, como parte del proceso de combinación de correspondencia.
Combinación de correspondencia con archivos adjuntos
A veces querrá adjuntar información adicional para que los encuestados la descarguen, como un formulario de consentimiento, una lectura adicional o un informe. Al utilizar nuestra función de inserción de archivos, puede incluir un enlace en su encuesta en el que los encuestados puedan hacer clic para descargar cualquier archivo en su dispositivo.
Pista: Las instrucciones que aparecen a continuación son para insertar un archivo en una pregunta de la pestaña Encuesta, pero puede insertar un archivo dondequiera que tenga acceso al editor de contenido enriquecido (Encabezado/Pie de página en el Aspecto, correos electrónicos, etc.).
El análisis conjunto depende de la correcta configuración de las características y niveles en preguntas coherentes entre las que los encuestados puedan elegir fácilmente. Desde esta herramienta, también definirá las exclusiones, elegirá el formato de presentación de las preguntas conjuntas, etc.
Si sus empleados hablan varios idiomas, puede resultarle beneficioso disponer de los resultados de su cuadro de mando en su idioma preferido. La pestaña Traducción le permite traducir las partes de su cuadro de mando que no se traducen automáticamente.
Archivo adjunto de combinación de correspondencia de Outlook (omma)
En esta ventana puede ver las cartas modelo ya utilizadas. Para crear una nueva carta modelo, haga clic en Crear nueva carta serie con plantilla (F9). Esto le permite obtener cualquier documento de Word de cualquier directorio de su ordenador y guardarlo como plantilla.
Active la plantilla deseada e introduzca un Asunto* para su carta-tipo. En nuestro ejemplo utilizamos la plantilla “PC CADDIE empty club letter” e introducimos un asunto como “Feliz Año Nuevo”. Para editar una plantilla existente simplemente haga clic en Editar plantilla (F7). El botón Abrir carpeta de plantillas (F6) abre la carpeta de plantillas. Puede importar una nueva plantilla con F9 y F5 le permite actualizar la lista. Por último, confirme con OK. Microsoft Word se abrirá automáticamente.
El botón Fusionar en nuevo documento unirá los datos y obtendrá una vista previa de su carta-formulario. El campo de fusión <Dirección1> utilizará entonces la dirección de la persona que se introdujo bajo la 1ª dirección en la máscara de la persona. Por supuesto, puede cambiar el texto y el formato de la plantilla en estos documentos Word. Haga clic en Guardar y salir de la plantilla para guardar los cambios realizados en la plantilla.