Programa gestion documental que permita adjuntar escaneados

Mejor sistema de gestión de documentos

En el mundo actual, el “ERP inteligente” es el núcleo de la transformación digital para la mayoría de las organizaciones. En este contexto, “Enterprise Content Management”(ECM) puede definirse como un conjunto inteligente de ofertas para la gestión eficiente de la información o el contenido de una organización.

Los clientes crean diferentes tipos de contenido a lo largo de todo el ciclo de vida de sus productos en fases como la investigación, la cadena de suministro, la fabricación, las ventas, las adquisiciones, etc. Para compartir eficazmente la información creada en distintas fases y acceder a ella desde distintas áreas, es necesario disponer de una solución rica que incorpore sólidas funciones de gestión de documentos.

Los casos de uso pueden variar desde un técnico de servicio que necesita manuales de mantenimiento como referencia para reparar el equipo, hasta un ingeniero de diseño en una organización de I+D que es responsable de crear el diseño y los planos de un nuevo componente y almacenarlos adecuadamente.

Actualmente, el rol empresarial “Ingeniero de Diseño” se utiliza para crear y gestionar el ciclo de vida de un Registro de Información de Documento. Existe una SSCUI (interfaz de usuario de configuración de autoservicio) para configurar los tipos de documento (como paso opcional).

Centro de archivos

El envío por correo electrónico de documentos escaneados fue una de las primeras formas de prescindir del papel (mucho antes de que se generalizara la firma electrónica). Cuando escaneas y envías el documento directamente desde la fotocopiadora, se denomina proceso de escaneado a correo electrónico.

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Si vas a enviar un documento importante directamente a un correo electrónico, no es aconsejable utilizar la función de escaneado a correo electrónico de la impresora. Esto se debe principalmente a la falta de capacidad de seguimiento de la impresora, por lo que no sabrás si el destinatario ha recibido el documento escaneado. Tampoco recibirás un mensaje de error si la dirección de correo electrónico se ha introducido incorrectamente, si la bandeja de entrada del destinatario está llena o si la dirección de correo electrónico ha cambiado.

Cada escáner autónomo o impresora multifunción tiene un conjunto de pasos ligeramente diferente para ejecutar el proceso de escaneado a correo electrónico. Pero, en general, estos son los pasos generales que hay que seguir, en todos los dispositivos, para escanear y enviar documentos:

Sigue los siguientes pasos para escanear tus documentos en tu impresora1. Prepara la copia en papel colocándola en el cristal del escáner o en el alimentador.2. Elige la opción Escanear a correo electrónico en la impresora.3. Pulsa el botón Escanear.4. Edita la imagen escaneada eligiendo Tamaño de foto antes de guardarla o enviarla.

Sistema privado de gestión de documentos

Un sistema de gestión documental para entornos empresariales a todos los niveles puede ser un poco decepcionante. Las personas compran el hardware esperando que resuelva una cosa, pero pronto descubren que el hardware y el software son deficientes para sus necesidades en varios aspectos. Estas deficiencias pueden incluir la facilidad de uso del hardware, software; o simplemente luchando para organizar una forma intuitiva para el escaneo y recuperación de documentos. Adquirir el software y el soporte de uno de estos sistemas de escaneado para crear un entorno sin papel puede resultar muy caro. El término industrial para este nicho de escaneado de documentos y su organización se denomina Sistema de Gestión Documental.

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Proporcionamos algunos consejos para utilizar nuestro software de gestión de documentos favorito, antiguo y nuevo. También le asesoramos sobre los fabricantes de hardware de impresoras y escáneres (impresoras multifunción) en los que debería centrar su atención. Preste atención (ilustrado abajo – “mi carpeta de escaneos”) a cómo tenemos una carpeta de escaneos para varias soluciones en una red compartida. No recomendamos esta organización de carpetas, pero su gestión de documentos evolucionará a medida que implemente nuevos procesos, como la implementación del Sistema Decimal Dewey.

Sistema de gestión de documentos Apache

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