Enviar correos con adjuntos grandes

Enviar archivos grandes por correo electrónico

Recibirás un mensaje de error si intentas adjuntar archivos cuyo tamaño supere el límite máximo. Existen varias formas de evitar este límite de tamaño, como utilizar un servicio de uso compartido de archivos o comprimir el archivo.

Outlook limita el tamaño de los archivos que puedes enviar. Este límite evita que el equipo intente cargar continuamente archivos adjuntos muy grandes que superan los límites de la mayoría de los proveedores de servicios de Internet. Para las cuentas de correo electrónico de Internet, como Outlook.com o Gmail, el límite de tamaño de archivo combinado es de 20 megabytes (MB) y para las cuentas de Exchange (correo electrónico de empresa), el límite de tamaño de archivo combinado predeterminado es de 10 MB.

Al comprimir, o comprimir con cremallera, tu archivo, disminuye su tamaño, y puede que disminuya lo suficiente como para caber dentro de los límites de tamaño de Outlook para archivos adjuntos. Los siguientes artículos describen cómo comprimir y extraer archivos para distintos sistemas operativos Windows.

Si utiliza Outlook en un entorno empresarial y utiliza SharePoint, puede guardar un archivo en una biblioteca de SharePoint y compartir un vínculo al archivo. Consulte Compartir un documento mediante SharePoint o OneDrive para obtener instrucciones.

Transferencia húmeda

El envío de archivos pesados por correo electrónico pone a prueba los servidores y los equipos informáticos. A medida que aumenta el tamaño medio de los archivos de presentaciones, vídeos, imágenes y otros documentos, resulta casi imposible enviarlos por correo electrónico. El correo electrónico enviado con archivos adjuntos de gran tamaño puede atascar rápidamente las bandejas de entrada y degradar el rendimiento de los servidores de correo electrónico, razón por la cual la mayoría de los equipos de TI ponen límites estrictos al tamaño de los archivos adjuntos al correo electrónico.

Aunque estas restricciones pueden proteger el rendimiento del sistema, limitan gravemente la productividad de los usuarios. Los usuarios necesitan poder compartir archivos de gran tamaño con colegas de fuera de la organización como parte de su flujo de trabajo diario. Cuando resulta imposible enviar archivos de gran tamaño por correo electrónico, es probable que los usuarios recurran a servicios de terceros para compartir archivos con el fin de satisfacer sus necesidades. Pero como estas organizaciones no pueden ofrecer el mismo nivel de seguridad y protección contra las filtraciones de datos, el contenido que se comparte está expuesto a un mayor riesgo.

Al enviar archivos grandes por correo electrónico, los usuarios sólo tienen que crear un nuevo mensaje, adjuntar un archivo y pulsar Enviar. Los mensajes pueden enviarse con opciones de correo electrónico seguro que incluyen cifrado, claves de acceso opcionales, notificaciones automáticas de descarga y fechas de caducidad personalizadas.

Enviar archivos grandes

Todos conocemos esa sensación frustrante: quizá por fin has terminado el guión de tu próximo vídeo de marketing o has recopilado todas las imágenes que necesitas para tu próxima campaña. Pero cuando vas a pulsar “Enviar” te dicen: “Lo sentimos. Archivo demasiado grande”.

Como alternativa, Dropbox te permite subir archivos grandes y luego enviar un enlace web por correo electrónico o mensaje de texto a tu destinatario. Con el nivel gratuito de Dropbox, recibirás 2 GB de espacio de almacenamiento. Por 9,99 $ al mes, puedes aumentar tu almacenamiento a 1 TB.

Si tienes varios archivos, puedes utilizar un programa de compresión gratuito como 7-Zip, que puede comprimir una carpeta entera de archivos a la vez. En general, los archivos Zip admiten la compresión de datos sin pérdidas, y son buenos para ahorrar tiempo y espacio al tiempo que garantizan que tus archivos permanezcan intactos. La mayoría de los sistemas operativos pueden extraer archivos Zip fácilmente, sin necesidad de software adicional.

Si quieres colaborar en un proyecto o vídeo con un gran tamaño de almacenamiento, puedes plantearte subirlo a una memoria USB, cuyo tamaño puede oscilar entre 2 GB y 1 TB. Esto te permitirá pasar tus archivos más fácilmente entre compañeros de trabajo, o hacer copias de seguridad de tus archivos para una mayor protección.

Límite de tamaño de los archivos adjuntos de Outlook

Además de la molestia que supone un mensaje de error y el tiempo que se pierde trabajando en él, hay otras buenas razones para reducir el tamaño de los mensajes de correo electrónico y los archivos adjuntos. Entre ellas, mantener limpias las bandejas de entrada si el servidor Exchange tiene problemas de almacenamiento, la integridad de los archivos y documentos compartidos y la seguridad, por nombrar sólo algunas.

Si necesitas enviar un archivo muy grande, o muchos archivos pequeños, un truco muy útil es comprimir el archivo. Esto significa que estás enviando el PDF o PSD, o lo que sea, pero comprimiendo los datos para que el tamaño del archivo sea menor.

En un Mac o PC (las instrucciones son más o menos las mismas), basta con hacer clic con el botón derecho del ratón (control) en el archivo y seleccionar Comprimir. Esto creará un nuevo archivo en tu escritorio con el mismo nombre y extensión .zip.

Dropbox lo es todo cuando se trata de compartir archivos. Nosotros guardamos toda nuestra VIDA en Dropbox. Puedes compartir archivos enormes, una carpeta con un millón de fotos, archivos de películas, cualquier cosa que se te ocurra subir.

Otro detalle de Dropbox es una ingeniosa función de seguridad que te permite enviar un enlace explosivo. Es una forma estupenda de enviar un archivo que no puedes enviar de forma segura o práctica por correo electrónico, y no quieres que nadie tenga acceso al archivo durante más de un tiempo determinado.