Cómo enviar varios correos electrónicos con diferentes archivos adjuntos en Excel
¿Cómo utilizar la combinación de correspondencia en Outlook para enviar correos electrónicos masivos personalizados? Escrito por:Neelabja Adkuloo25 Julio 2023Compartir+Un estudio realizado por McKinsey & Company reveló que el 71 por ciento de los consumidores esperan obtener experiencias personalizadas en sus correos electrónicos comerciales. Así que los correos genéricos de “Estimado cliente” ya no causarán buena impresión.
Sin embargo, es posible que necesite un ESP todo en uno para enviar correos electrónicos personalizados a una audiencia enorme, y no todo el mundo puede permitirse uno o tiene tiempo para aprender nuevos softwares ESP. Pero usted no necesita preocuparse ya que puede utilizar la combinación de correspondencia en Outlook para enviar correos electrónicos personalizados sin necesidad de utilizar un ESP. Todo lo que necesitas son tres aplicaciones de Microsoft: Word, Excel y Outlook.
La combinación de correspondencia en Outlook es un método para enviar correos electrónicos personalizados en Outlook. Este método requiere tres herramientas de Microsoft: Word, Excel y Outlook. Así que asegúrate de instalar las tres y configurar tus cuentas antes de continuar con los siguientes pasos.
En Outlook, puedes utilizar la combinación de correspondencia para enviar correos electrónicos como felicitaciones, ofertas, facturas, archivos adjuntos de trabajo, correos electrónicos de vacaciones, etc. Sin embargo, encontrarás algunas limitaciones al utilizar este método, por lo que puede que no se adapte a todos los escenarios. Así que veamos cuándo debe y cuándo no debe utilizar la combinación de correspondencia en Outlook.
Outlook envía varios correos electrónicos con diferentes archivos adjuntos
Cuando necesites enviar correos electrónicos personalizados a varios destinatarios, la combinación de correspondencia te ahorrará mucho tiempo. Funciona muy bien para enviar actualizaciones comerciales, felicitaciones de temporada y similares, de modo que cada destinatario reciba un correo electrónico personal con su propia información, sin saber a quién más se ha enviado este mensaje.
Básicamente, preparas tu plantilla de mensaje poniendo marcadores de posición donde corresponda, y una combinación de correspondencia extrae los datos del destinatario (como nombre, dirección de correo electrónico, etc.) de un archivo de origen y los inserta en un correo electrónico en el lugar de los marcadores de posición.
Si todas las personas a las que quieres dirigirte ya están en tu carpeta de contactos de Outlook, puedes realizar una combinación de correspondencia directamente desde Outlook. Para mayor comodidad, desglosaremos todo el proceso en 6 pasos significativos.
En primer lugar, tienes que elegir a cuál de tus contactos enviar un correo electrónico. Para ello, ve a tus Contactos de Outlook (el atajo de teclado CTRL + 3 te llevará allí enseguida), selecciona la carpeta deseada en el panel izquierdo y, a continuación, elige a las personas que te interesen.
Correo masivo outlook
La combinación de correo con archivos adjuntos individuales para distintos destinatarios es una forma estupenda de realizar envíos comerciales. Puede enviar varios mensajes individualizados automáticamente utilizando sólo una plantilla de correo electrónico y un archivo de base de datos. No olvides la carpeta con los archivos a adjuntar, por supuesto.
Mientras tanto, los correos electrónicos que contienen documentos adjuntos constituyen una parte importante del correo empresarial. A menudo, es necesario enviar documentos adicionales en los correos comerciales: listas de precios, folletos, imágenes. En estos casos, es necesario incluir archivos adjuntos en el proceso de combinación de correspondencia.
La posibilidad de añadir los archivos necesarios a los mensajes combinados de correo en Outlook es importante. Cada destinatario recibe una oferta personalizada y siente su atención. Pero, ¿y si cada archivo adjunto varía para cada correo electrónico? Entonces, no basta con adjuntar documentos durante la combinación de correspondencia, sino que también hay que personalizarlos.
La versión avanzada de la utilidad Mail Merge with Attachments dispone de una amplia gama de ajustes para personalizar sus envíos para cada destinatario. Veamos cómo enviar correos aún más personales adjuntando diversos archivos a los mensajes de nuestro mailing.
Correo electrónico masivo con archivos adjuntos outlook
A veces es necesario reenviar varios mensajes de correo electrónico como archivos adjuntos en Outlook, por ejemplo, cuando se desea compartir un hilo de conversación con otra persona o mantener una copia de seguridad de los mensajes importantes. En este artículo, aprenderá cómo hacerlo en unos sencillos pasos.
El primer paso es seleccionar los mensajes de correo electrónico que desea reenviar como archivos adjuntos. Para ello, mantén pulsada la tecla Ctrl y haz clic en cada mensaje de tu bandeja de entrada o carpeta. También puedes seleccionar un rango de correos haciendo clic en el primero, manteniendo pulsada la tecla Mayús y haciendo clic en el último.
El siguiente paso es crear un nuevo correo electrónico que contendrá los correos electrónicos seleccionados como archivos adjuntos. Para ello, vaya a la pestaña Inicio y haga clic en Nuevo correo electrónico. Se abrirá una nueva ventana en la que podrás introducir el destinatario, el asunto y el mensaje de tu correo electrónico.
El último paso es arrastrar y soltar los correos electrónicos seleccionados desde tu bandeja de entrada o carpeta a la nueva ventana de correo electrónico. Verás que los correos aparecen como adjuntos en el área de mensajes. También puede cambiar el nombre de los archivos adjuntos haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre ellos y seleccionando Cambiar nombre. Cuando hayas terminado, haz clic en Enviar para reenviar el correo electrónico con los archivos adjuntos.