Cómo escribir un correo electrónico al jefe con un archivo adjunto
Puedes adjuntar cualquier tipo de archivo a un mensaje de correo electrónico. Pero ten en cuenta que, para verlo, los destinatarios generalmente necesitarán tener instalado el mismo programa que utilizaste para crear el archivo adjunto. Por ejemplo, es necesario tener Microsoft Project instalado en el ordenador para ver un archivo adjunto creado en Microsoft Project.
Por esta razón, es mejor adjuntar un archivo en un formato que pueda ser leído por cualquiera que reciba el mensaje. Por ejemplo, los archivos en formato de documento portátil (.pdf) pueden ser leídos por casi todo el mundo. Considera el uso de PDF para tus archivos adjuntos de correo electrónico, especialmente cuando envíes un mensaje a una lista de distribución de correo electrónico o a un grupo grande. A continuación encontrará instrucciones para convertir archivos a PDF.
Convertir un archivo a PDF es una de las formas más sencillas de asegurarse de que los demás puedan ver sus archivos adjuntos. Cualquiera que tenga instalado el programa gratuito Adobe Reader puede ver un archivo PDF. Hay dos formas básicas de crear un archivo PDF.
Si un archivo PDF no se abre automáticamente al hacer doble clic sobre él, es posible que tenga que configurar la asociación de archivos. La configuración de una asociación de archivos indica a su ordenador qué programa debe utilizar al abrir un tipo específico de archivo. Para establecer una asociación de archivos PDF, haga clic con el botón derecho del ratón en el archivo PDF del escritorio, seleccione Abrir con y, a continuación, elija Elegir programa. Seleccione Adobe Reader en la lista de programas, marque la casilla Utilizar siempre el programa seleccionado para abrir este tipo de archivo y haga clic en Aceptar.
Cómo escribir un correo electrónico de respuesta con archivo adjunto
Es posible que utilices la frase común “por favor, encuentre adjunto”. Otras variantes son “adjunto, por favor, encuentre”, “por favor, tenga la amabilidad de encontrar el archivo adjunto”, “por favor, encuentre el archivo adjunto para su referencia” y “adjunto, por favor, encuentre”.
No. En primer lugar, suena estirado y demasiado formal. Lo que quiere es establecer un tono conversacional y natural con su cliente potencial, no escribir como un abogado del siglo XIX. En segundo lugar, esta frase es innecesaria. El archivo adjunto aparecerá en el mensaje, así que no hay necesidad de anunciar su existencia a menos que el mensaje no haga referencia a él.
En este ejemplo, la frase “encontrar adjunto” aleja inmediatamente al destinatario y rompe con el tono amistoso del mensaje. También es redundante: si se adjunta el desglose de costes, el destinatario lo encontrará.
“Por favor, encontrar adjunto” es exactamente lo mismo que “por favor, encontrar adjunto”. La única diferencia es la última palabra. Algunos redactores podrían insistir en que no se puede “adjuntar” nada en un correo electrónico, ya que un correo electrónico no es un sobre. Por tanto, el término correcto sería “adjunto”. Pero esa distinción es menor, y lo cierto es que ambos pueden utilizarse en un contexto digital.
Tipos de archivos adjuntos al correo electrónico
Encontrará adjunto parece una molesta jerga de oficina, por lo que se preguntará si es necesario en un correo electrónico. La respuesta es que no. Pero, aun así, uno podría esforzarse por redactarlo de forma profesional, igual que se esforzaría por encontrar formas creativas de escribir un correo electrónico del tipo “disculpe el retraso en la respuesta”.
En primer lugar, esta frase es inane, anticuada y demasiado formal. Hay que mantener un tono natural con los destinatarios, no parecer un personaje de una novela de George Elliott. En segundo lugar, esta frase ni siquiera es propia de la gramática. No hay razón para hacer de “adjunto” un adjetivo cuando es un verbo. Una alternativa más clara y moderna podría ser: “Comparto [objeto] contigo”. En tercer lugar, esta frase es redundante. El archivo adjunto aparecerá en el correo electrónico, así que no hay necesidad de anunciar su existencia.
Muchos servidores de correo electrónico desconfían de los virus transmitidos por archivos adjuntos. A menos que quieras que el servidor de correo electrónico segmente automáticamente tu correo como basura, tendrás que avisar a tu lector cuando envíes un archivo adjunto. (Nota: esto no debería ser necesario si tu trabajo implica enviar archivos adjuntos de un lado a otro).
Cómo escribir un correo electrónico con un archivo adjunto al profesor
Si Outlook no es su aplicación de correo electrónico predeterminada, deberá configurarla como predeterminada para poder utilizar esta función. Para obtener más información, consulta Convertir Outlook en el programa predeterminado para el correo electrónico, los contactos y el calendario.
Si utilizas Excel, Publisher o Word, puedes enviar el archivo como contenido del mensaje de correo electrónico y no como archivo adjunto. Para ello, primero debe añadir el comando Enviar a destinatario de correo a la barra de herramientas de acceso rápido. Consulta Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido para aprender a añadir comandos.
Si utiliza Excel, Publisher o Word, puede enviar el archivo como contenido del mensaje de correo electrónico y no como archivo adjunto. Para ello, primero debe añadir el comando Enviar a destinatario de correo a la barra de herramientas de acceso rápido. Consulta Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido para aprender a añadir comandos.
Si utiliza Excel, Publisher o Word, puede enviar el archivo como contenido del mensaje de correo electrónico y no como archivo adjunto. Para ello, primero debe añadir el comando Enviar a destinatario de correo a la barra de herramientas de acceso rápido. Consulte Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido para aprender a añadir comandos.